| あらゆる業界において、ヒト・モノ・カネが移動すると、「伝票の起票」が常識となっていますが、 |
| このペーパーデータを起票せずに企業の情報管理をしようとする考え方を「ペーパーレス会計システム」と言います。 |
| ペーパーレス会計システムの長所は |
- 原則として「ペーパーレス」で会計処理を行う為、「ペーパーデータ」の「起票」｢転記」「整理」「保存」の仕事が存在しません。
- 発注・仕入・販売・在庫・経理...と、業務別に必要なデータを重複して入力しないので、「入力時間が極限まで減少」し、「入力ミスの発生率も低下」します。
- 重複するデータが必要な時は、データ入力せず、他業務に既に存在するデータを「必要の都度取込んで」見ます。
この様にペーパーレス会計では、企業内で二重なデータ入力を防止して、あらゆる業務間で、一度発生したデータを取込んで参照できるようにする考え方です。 |
| これをデータの「一元化」又は「共有化」と言います。 |
| これで業務処理の効率や信頼性が一段と向上すると共に、省力化が期待出来ます。 |
| ここで、ペーパーレス会計処理の具体例を上げて、理解を一層深めて戴きましょう。 |
| ◆ペーパーレス会計の【経理】は |
俄かで信じ難いでしょうが、経理に人材の投入を必要としない時代になっています。
- 経理業務の基本と言われる「振替伝票」・「入金伝票」・「出金伝票」等の起票作業はありません。
- 当然ながら、仕訳の「ペーパーデータ」が無く入力作業もありません。
経理処理に「起票」も「入力」もしないが、何時でも「試算表」「貸借対照表」「損益計算書」は、他業務で発生したデータを取込んで、「財務会計」「管理会計」が出来る様になっています。
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| ◆ペーパーレス会計の【仕訳帳】は |
| 色々な業務で発生したデータを取込んで、画面上に自由な日付範囲で、何時でも参照できます。 |
| ◆ペーパーレス会計の【在庫管理】は |
商品別の「有高」は画面上で何時でも、「参照」が出来ます。
「出庫」は売上データが、「入庫」は仕入データが利用されます。 |
| ◆ペーパーレス会計の【受注】は |
極めて簡単な方法で、初心者でも入力が出来ます。
- 「取引先」を選択すると
直ちに、画面右側に「過去の販売履歴から一品選択します」続いて
「販売単価」が売上日付の新しい順に表示されます。
- 続いて、表示中の単価をクリックする事で「商品選択のミスマッチ」と「単価違い」の発生する確率が非常に低くなります。
- 特に「リピート商品」の受注は、「品名」「規格」「販売単価」はワンクリックで確定しますので、初心者でも電話を片手に、簡単に入力が出来ます。
- 勿論、リピート商品でない商品でも、この画面で受ける事が出来ます。
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| ◆ペーパーレス会計の【見積書作成】は |
本画面で「見積書」を作成すると、次のようなメリットがあります。
- 「見積一覧」で受注の「既決」「未決」が識別できます。
- 営業で「見積書」の提出を受ける割合が多くなりつつある現在、「見積一覧」から「受注率」を検証する事が容易に出来ます。
- 受注すると、見積データを受注データへそのまま利用できます。
「Excel」等へ見積もりデータを渡して、好みの様式で見積書を作成していただく事も出来ます。
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| ◆ペーパーレス会計の【顧客サポート】は |
- 「取引先の選択で」即座に「商品の販売履歴」が日付の新しい順に表示します。
- 続いて、該当商品を選択すると、メーカー・機種／機械番号・リース期限等の明細を表示します。
- 更に画面上の問合せ内容を、即座にメールで営業担当へ送信できます。
- 既に登録されている「取引先の電話番号」も同時に営業担当へ送信します。
画面上の内容を携帯電話等へメール送信する事で、顧客サポートを「正確」かつ「時間短縮」して処理できます。
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| ◆ペーパーレス会計の【納品伝票発行】は |
- 伝票発行前に、既に発注・見積書により売上明細データは作成されています。後は、売上で発注データや見積データを確定するだけです。
- 売上日計を計上するペーパーは不要で、「日計更新処理」などは随時行えます。
納品伝票発行は受注データ・見積データを選択するだけの単純作業となり、専任のオペレータを置く必要はありません。
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| ◆ペーパーレス会計の【入金】は |
集金担当は「集金」後に
- 「入金票」画面にて「得意先」「入金区分」「集金額」を入力します。
- 続いて、「現金」「手形」等の現物を「会計係」に手渡し、
「現物」と「入金票」を照合して、「入金画面で確定」する事で入金が完了します。
- 「入金票の確定」は「権限を持つ会計係」以外は扱うことが出来ません。
- 会計係が確定した入金票は、不正防止の為、「変更」「削除」は誰にも出来ません。
- 「振込入金処理」は金融機関提示の「入金明細票」又は「通帳」から会計係が直接入力します。
「入金伝票」の起票も無く、会計係が得意先、入金区分、入金額の入力を行わないので短時間で処理出来ます。
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| ◆ペーパーレス会計の【消込入金】は |
- 会計係以外の特に、営業担当でも「消込処理」が出来ます。
- 一品を幾ら分割入金しても、処理が出来る様に考慮されています。
- 「入金日」と「入金額」が後からでも参照出来ます。
- 分割入金した合計額が、売上金額と一致するまで消込対象品としてチェックします。
営業担当が消込を行っても、差障りのなき様システムが考慮されています。
わざわざ専門の「消込処理係」を置く必要はありません。
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| ◆ペーパーレス会計の【売掛管理】は |
- 納品伝票を発行した売上データが、「借方:売掛金データ」となり、会計係が確認した入金データが「貸方:売掛金データ」として取込みます。
この業務では「振替入力」はしませんが、自由な期間で「請求書」「請求一覧表」「集金表」「月末売掛残」を参照・印刷出来ます。
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| ◆ペーパーレス会計の【発注】は |
仕入先別の発注商品をわざわざ検索するような面倒な作業は無く。
- 発注時と売上時に同一商品コードで処理していれば、売上データ又は受注データから発注補充数量を算出します。
- 入力した発注データは直ぐに「E-mail」または「FAX」で発注が出来ます。
電卓片手の商品の集計作業が無く、「早く」「正確」な発注作業が行えます。
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| ◆ペーパーレス会計の【仕入】は |
商品が「入庫」すると。
- 「発注データ」を入荷画面で確認するだけで、「仕入処理」は完了します。
- 「仕入明細台帳」は入庫の確認の時点で、既に作成されています。
- 仕入商品の売上洩れのチェックは、仕入明細台帳から確認したい商品を選択すると、売上日付・得意先名・数量・金額が一覧表示されます。
仕入データを入力する作業はありません。
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| ◆ペーパーレス会計の【支払】は |
支払期間を指定すると。
- 仕入集計表を表示します。
- 振込支払は「依頼先金融機関」と「支払日」を指示して、支払用FDを作成できます。
- 同時に支払データを発生させます。
支払先別の支払データ入力や、仕訳データ入力は必要ありません。
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| ◆ペーパーレス会計の【買掛管理】は |
- 「入荷の処理」で「貸方：買掛金データ」となり、「支払」で「借方：買掛金データ」となります。
- 期間を自由に指定して、「日計」「月計」「年計」で仕入先別の「仕入」「支払」の一覧表が作成できます。
ここでは仕訳データの作成も入力もありません。
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| ◆ペーパーレス会計の【支払手形管理】は |
- 決済銀行別・決済期日別に「支払先名・支払金額」及び「支払総額」を表示します。
- 支払先別の未到来手形の明細金額と合計を表示します。
わざわざ手形データを入力しなくても、支払データから自動的に表示します。
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| ◆ペーパーレス会計の【キャッシュフロー計算書】は |
- 月別・年別にも表示が出来て、「資金繰り表」としても利用できます。
- 「営業活動」「財務活動」「投資活動」別の現金の流れを掴むことが出来ます。
この表を作成する為に、特別の入力作業は必要ありません。
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| ◆ペーパーレス会計の【各種統計資料】は |
- 自由な期間指定で何時でも参照できます。
- データが保存されている状態なら、後から新しい条件で統計は取れます
- Excel等の他のソフトへテキストデータを渡すことが可能です。
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| ◆ペーパーレス会計の【更新処理】は |
- 日次更新は随時可能です。データ入力は当期は勿論、翌期も可能です。
- 月次更新は行いません。データ入力は当期は勿論、翌期も可能です。
- 請求更新処理は行いません。データ入力は当期は勿論、翌期も可能です。
- 年次更新処理は「税務申告が終了」した時点で一度だけ行います。
年次更新後は初めて「前年度以前のデータ入力が不可能」となります。
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| ◆ペーパーレス会計の【総論】は |
企業の規模が拡大すると、自然発生的に「総務」「会計」「販売」「人事」「在庫」と仕事を分割して内部管理をするのが、一般的には無条件に踏襲されて参りました。
これにより業務処理に携わる人材は売上の増大に比例して増え続けました。
当然の事ながら人件費・物件費が増え続けて「企業利益を圧迫」してきました。
一方で企業間の価格競争は熾烈となり販売粗利益額は低下傾向を辿る中、「利益確保」を求めて「経費の節減」と「高い経営戦略の達成を掲げて」コンピュータ化が進められてきました。
又、安いパソコンの普及と、全国展開する「業務別パッケージソフト」は大量生産された為、従来の地方の「ソフトハウス」で開発された「オフコンソフト」の価格の１〜２割と言った格安の値段も受けて、オフコンに替わり「安いパソコンソフト」は急速に普及しました。
しかし、パッケージソフトも「ペーパーデータ」を業務別に取込む事を前提に作成されていました。
結果として、単に「高いオフコン」が「安いパソコン」に置き換わっただけの現象で、依然としてペーパーデータの「作成」「保存」「管理」に励む毎日で、本質的には「業務の処理時間」に大きな変化はありませんでした。
成果が出ない原因は業務間の情報を「ペーパーデータ」を利用して伝達する為に、次のような問題が発生しています。
- 他業務の「ペーパーデータ」が未通知の場合、自業務の資料が中々完成しない。
- 順次「ペーパーデータ」が来ないと、仕事に「ムラ」が出来て、作業能率が上がらない。
- 「ペーパーデータ」を通して各業務でデータを重複して入力されていて、「入力にムダな人件費が発生」すると共に「入力ミス」も発生し易い。
こんな理由から
「ペーパーデータ」を各業務でたらい回しで入力する、「業務別ソフト」の効率に疑問視する様になりました。
日本の先進企業では、「業務別ソフト」の使用では業務効率に限界があるとの反省から「ドイツ」「アメリカ」から輸入された「ERP」を利用した業務処理が行われる様になって来ています。
ERPの根本理念は、企業におけるデータの一元化又はデータの共有化と考えます。
ペーパーレス会計システムは「ERP」と言えないまでも、企業内データを重複して発生させない事を基本に設計されている点で、利用価値は「ERP」と殆ど変わりないと存じます。
今後益々の「デフレ」と熾烈な企業間競争が予想される中「第三の利益」といわれる「経費節減」による「ローコスト経営」は自助努力で実現できる行為であります。
今や企業において、この「ローコスト経営」の実現は生き残りを掛けた緊急課題と申せましょう。
貴社のパソコンにソフトをインストールする事も無く、Ｗｅｂに接続できる環境にあるパソコンなら何時でも格安の維持費で「ペーパーレス会計システム」が導入できます。
是非、Ｗｅｂ上でペーパーレス会計システムをお確かめ下さいませ。 |
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